Orientações para o envio de resultados de processos acadêmicos de graduação (ciência) via e-mail, no sistema SEI

O Centro de Gestão Acadêmica – Seccional Jataí, no intuito de orientar quanto a utilização do e-mail como ferramenta para envio de resultados de processos acadêmicos de graduação, para ciência dos estudantes interessados, elaborou as seguintes orientações.

 

COM A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA SEI, os e-mails de ciência de resultados de processos acadêmicos devem ser enviados por meio do próprio sistema.

 

Obs.: NÃO IMPRIMIR OS HISTÓRICOS ACADÊMICOS DO(A) ALUNO(A) E COLHER CIÊNCIA NO MESMO. OS HISTÓRICOS ACADÊMICOS EMITIDOS VIA SIGAA DEVEM SER ANEXADOS NO SEI E ENVIADOS POR E-MAIL (QUANDO FOR O CASO), CONFORME PASSO 3.

 

Passo 1: Primeiramente, deve-se verificar no processo se o pedido do (a) estudante foi DEFERIDO ou INDEFERIDO (DEFERIDO – a solicitação do aluno foi atendida; INDEFERIDO – a solicitação do aluno não foi atendida);

Clique no número do processo, em seguida clique no ícone “Enviar Correspondência Eletrônica”, assinalado na Figura 1, a seguir.

Figura 1 – Enviando e-mail de ciência de processo via SEI, ícone de envio

Passo 2: Inserir o e-mail do interessado [aluno(a)],  e-mail do aluno cadastrado no sistema SIGAA ou o preenchido no requerimento do processo (em casos de divergência entre o e-mail do aluno cadastrado no sistema SIGAA e o preenchido no requerimento do processo, recomenda-se enviar aos dois);

Utilizar para o corpo do e-mail, um dos modelos sugeridos a seguir, (DEFERIDO – modelo para processos deferidos; INDEFERIDO – modelo para processos indeferidos), fazendo as modificações necessárias (grifadas em vermelho no modelo);

MODELO PARA PROCESSOS DEFERIDOS

Assunto: deferimento do pedido.

SR (A). NOME DO ESTUDANTE

A Coordenação do Curso de XXXXX, de ordem, serve-se do presente para encaminhar cópia anexa do(s) documento(s) nº: XX referente ao processo nº 23854.XXXX.ANO-DV, para ciência, em cumprimento aos Art. 127 e 128 do Regulamento Geral dos Cursos de Graduação (RGCG) – Resolução CEPEC Nº 1791/2022.
Atenciosamente,

 

 

MODELOS PARA PROCESSOS INDEFERIDOS

Assunto: indeferimento do pedido.

SR (A). NOME DO ESTUDANTE

A Coordenação do curso de XXXX, de ordem, serve-se do presente para encaminhar cópia anexa da(s) do(s) documento(s) nº: XX referente ao processo nº 23854.XXXX.ANO-DV, para ciência.

O prazo de recurso do indeferimento é de 10 dias contados a partir do encaminhamento deste e-mail, conforme previsto no art. 82 do Estatuto da UFJ e nos art. 127 e 128 do Regulamento Geral dos Cursos de Graduação (RGCG) – Resolução CEPEC Nº 1791/2022.
Informações e esclarecimentos acerca da apresentação de eventual recurso poderão ser obtidos junto ao Setor de Processo Acadêmico/CGA através do e-mail: <processoacademico@ufj.edu.br>.

Atenciosamente,

 

 

 

 

Passo 3: Inserir o Assunto que será “Deferimento do Pedido”, caso o pedido tenha sido DEFERIDO, ou “Indeferimento do pedido”, nos casos que o pedido do(a) estudante tenha sido INDEFERIDO.

Figura 2 – Editando o destinatário, o assunto e o corpo do e-mail

Passo 3: Marque no checkbox , os documentos do processo que deverão ser enviados como cópias ao e-mail do(a) aluno(a), conforme Figura 3.

Caso seja necessário enviar algum outro documento que não esteja no processo, poderá ser anexado por meio do botão “Escolher arquivo” (procedimento que para os processos acadêmicos de graduação não foi visualizado como necessário nos processos usuais, devido a natureza dos documentos).

Figura 3 – Escolhendo os arquivos a serem encaminhados via e-mail

 

Feito todos os passos, basta clicar em "Enviar" e o e-mail aparecerá na árvore do processo.

 

 

 

 

A seguir, lista-se os requisitos legais para o envio de ciência de resultados de processos acadêmicos via e-mail na UFG.

Dos requisitos legais

O Regulamento Geral dos Cursos de Graduação (RGCG) – Resolução CEPEC Nº1791/2022, no Título III – Das disposições finais, regulamenta que:

“Art. 126. É dever do estudante manter seus dados cadastrais atualizados, incluindo endereço domiciliar, telefones e endereço eletrônico.
Parágrafo único. A atualização pode ser feita a qualquer momento por meio do Portal do Discente, desde que o estudante esteja regularmente vinculado à instituição.

Art. 127. A UFG utilizará o endereço eletrônico ou o endereço domiciliar cadastrados para comunicar resultados de solicitações acadêmicas de interesse do estudante.
Parágrafo único. Os resultados mencionados no caput deste artigo também serão comunicados por meio do endereço eletrônico ou endereço domiciliar informado pelo estudante no respectivo requerimento” (UFG, 2017, p.35, grifo nosso). 

 

 O Estatuto da UFJ, em seu Título VIII - "Das Disposições Gerais", orienta que:

Art. 82. De ato ou decisão de autoridade ou colegiado cabe, por iniciativa do(a) interessado(a), pedido de reconsideração ou recurso no prazo de 10 (dez) dias, contados a partir da ciência ou da divulgação oficial da decisão recorrida.

§ 1º Salvo disposição expressa contida em regulação sobre matéria específica, do ato ou decisão da autoridade ou do colegiado, caberá recurso para o colegiado imediatamente superior.

§ 2º O recurso administrativo tramitará no máximo por 3 (três) colegiados superiores, observado, na sua destinação, se o assunto está ou não associado ao ensino, à pesquisa, à extensão, à cultura e à Câmara de políticas Estudantis.